06 – 2679 0777 [email protected]
Selecteer een pagina

Klopt het licentieaanbod wat ik heb gekregen?

Het verifiëren van het aanbod is vergelijkbaar met een second opinion. Er zal worden gekeken naar wat is er aangeboden en komt het overeen met wat nodig is. Een aanbod heeft vaak commerciële inzet. Bij het verifiëren van het aanbod kan worden gekeken waar eventueel nog verdere winst en efficiëntie kan worden behaald. Moeten bijvoorbeeld alle licenties in één keer worden aangeschaft of kan het in trances? Bovendien kan er worden gekeken of de juiste licentie is aangeboden zoals per gebruiker of per device. Het aanbod wordt meestal voorgesteld naar aanleiding van vraag en aanbod. Het kan een simpele vraag zijn, zoals “Doe mij een offerte voor x aantal pakketten software”, de leverancier zal het gevraagde offreren. Echter wat als de software virtueel wordt ingezet, offreert de leverancier dan nog wel het juiste. Het is van belang de vraagstelling juist te formuleren en de nodige details aan te leveren bij de leverancier. Immers, de leverancier kan niet in de keuken kijken bij de organisatie.

Het aanleveren van de juiste details is zeker een uitdaging. Uiteindelijk bent u eindverantwoordelijk; u koopt en u bent verantwoordelijk voor de gebruikte software en licentie. U kunt dit niet laten afhangen van de leverancier.

 

 

Kan ik een second opinion krijgen?

In de medische wereld is het mogelijk om een second opinion aan te vragen. Bij twijfel over de geboden oplossing is het mogelijk om voor licenties ook een second opinion aan te vragen. Immers vragen staat vrij. Bij een 2nd opinion kunnen je twijfels worden weggenomen.

 

 

Kunnen we compliance voor de toekomst zeker stellen?

Het continue bijhouden van de licentie administratie is essentieel om compliant te zijn. Er zal een zgn SAM proces moeten worden opgesteld waarbij niet alleen de administratie moet worden geborgd, maar ook het hoe en wat voor de licenties moet worden vastgelegd. Een SAM proces gaat niet over één nacht ijs en is een gecompliceerd traject waarbij verschillende belanghebbenden dienen te worden betrokken. Denk hierbij aan afdeling ICT, maar ook financiën voor inkoop en contract management. Dit zijn allemaal verschillende stakeholders die moeten worden betrokken bij compliance.

Tools voor het aantonen van compliance zijn ook onontbeerlijk. Het selecteren van de juiste tool zal het bijhouden van de licenties vergemakkelijken. Voor het aantonen van compliance zal een professionele tool zeker prefereren boven het bijhouden van Excel sheets.

 

 

Hoe kunnen we efficiënter de licenties gebruiken?

Door het delen van licenties tussen verschillende samengevoegde organisaties wordt efficiënt gebruik gemaakt van de aanwezige licenties. Het kan ook betekenen dat sommige licenties moeten worden omgezet van bijvoorbeeld per computer naar per gebruiker of zelfs per server. Er zal voor elk gebruikt software pakket moeten worden gekeken wat is de beste oplossing om de licentie effectief in te zetten. Er zijn soms ook beperkingen, omdat deze technisch niet effectief kunnen worden ingezet. Denk hierbij aan individuele handmatige installaties. Vooralsnog is het delen van licenties voordelig. Het “afkopen” van licenties, zodat deze door iedereen kunnen worden gebruikt, scheelt heel wat administratie en technische uitdagingen.

 

 

Is wat we hebben bedacht overeenkomstig met de licenties, die we in huis hebben?

Technisch is alles vaak mogelijk en zijn er geen technische beperkingen. Voorheen werd software nogal eens gelocked door zogenoemde dongels of unieke keys. Hier is tegenwoordig geen sprake meer van. Diegene welke de technische oplossing bedenkt, kijkt vaak niet of het licentie-inhoudelijk allemaal wel mag. Hier is vaak wat extra expertise bij nodig. Sommige vendoren, zoals Microsoft bieden trajecten aan waarbij ze het technisch ontwerp kunnen valideren ten opzichte van de benodigde licenties. Let wel, zo’n vendor heeft natuurlijk wel voorkeur voor z’n eigen merk en techniek en deze is niet altijd geheel onafhankelijk. Een vendor heeft ook niet het inzicht van alle licenties welke reeds aanwezig zijn. Een licentie expert met een technische achtergrond zou uitsluitsel kunnen geven over de technische oplossing.