Weet jij waarom je bij het oprichten van een Shared Service Center goed moet letten op de impact van softwarelicenties?

In deze blog leg ik als softwarelicentie en SAM specialist uit waarom je goed moet opletten op de softwarelicenties. Ik werk al jarenlang als expert op dit gebied. Ik merk dat veel medewerkers van I&A afdelingen softwarelicenties ingewikkeld vinden en het beheer ervan ondersneeuwt in de veelheid van operationele werkzaamheden van elke dag. In deze blog geef ik je twee belangrijke redenen waardoor je het belang van goed en gestructureerd beheer van de softwarelicenties gaat inzien! En dat dit extra van belang is bij het oprichten van een Shared Service Center.

De eerste reden is dat wijzigingen in softwarelicentiecontracten grote financiële impact hebben. De tweede reden is dat wijzigingen in softwarelicentiecontracten substantieel en structureel geld kunnen opleveren.

Wijzigingen in softwarelicentiecontracten hebben grote financiële impact – reden 1

Een Shared Service Center (SSC) heeft natuurlijk vele voordelen. Er is echter wel een aantal zaken waar goed naar moet worden gekeken bij de oprichting hiervan. Een van die zaken betreft de softwarelicenties. Softwarelicenties zijn over het algemeen complex en verschillen vaak per fusiepartner. De softwarelicentie contracten, die door de verschillende partners zijn aangegaan, kunnen een grote financiële impact hebben. Als bijvoorbeeld de afspraak met een zogenaamde Vendor (leverancier) is gemaakt dat er voor elke gebruiker moet worden betaald, heeft het bij het samengaan een grote impact. Er moeten dan extra licenties worden aangekocht.

Wijzigingen in softwarelicenties levert substantieel en structureel geld op – reden 2

Een SSC is een centraal service punt. De kosten worden verdeeld over de verschillende deelnemende partners. Bij softwarelicenties moet dus goed worden gekeken wat de voordelen en kosten zijn van het samengaan. Zo kan het zijn dat de ene partner te veel licenties heeft of een ander softwarelicentie model (softwarelicentie per systeem of softwarelicentie per gebruiker). De ene partner heeft dan bij het samenvoegen van de systemen niet meer de lasten van licentie kosten per gebruiker. Dit is op zich een voordeel. De vraag is dan wel of en hoe dit voordeel wordt gecompenseerd of verrekend. Het tegenovergestelde is ook mogelijk. Door twee systemen met verschillende licentie modellen te behouden, kan het zijn dat er juist extra gebruikers licenties moeten worden aangekocht. Sommige softwarelicenties of softwarelicentie modellen zijn erg duur. Bij het samen gaan, moet er derhalve heel precies worden gekeken naar de winst mogelijkheden die er wel degelijk zijn te behalen. Het is mijn ervaring dat door samenvoeging van organisaties meer dan €100.000 op jaarbasis kan worden bespaard. Hierdoor kan de begroting van een SSC mogelijk sluitend worden gemaakt.

Ik heb je nu twee belangrijke redenen gegeven waarom je goed moet letten op de softwarelicenties bij het oprichten van een SSC. Natuurlijk zijn de softwarelicentievoorwaarden complex en rigide. Het samengaan en oprichten van een SSC staat totaal los van de softwarelicentievoorwaarden. Zie mijn laatste opmerking maar als belangrijke waarschuwing. Het is in ieder geval geen reden om niet tot het oprichten van een SSC over te gaan.

Nu vraag ik mij af: Heb je wel eens goed gekeken naar de softwarelicentie voordelen bij de oprichting van een SSC? Weet jij welke winst er te behalen is?

Schrijf je antwoord hieronder op in het commentaarveld. ​

Zo krijgen we samen zorgeloos duidelijkheid over softwarelicenties! Mocht je meer willen weten over softwarelicenties en het beheer ervan, download dan meteen mijn Handleiding.

Met vriendelijke groet,

Tem Pauw

P.S.: Deel dit blogartikel met je collega’s en wijs hen op mijn gratis e-book! Zo profiteren er meer collega’s en organisaties uit jouw netwerk. Sharing is caring!