door Tem Pauw | nov 9, 2015 | blog
In mijn vorige blog ‘3 Inzichten over configuratiemanagement‘ adviseerde ik je dat je licentiebeheer serieus moet nemen, omdat de impact van het niet op orde hebben van je licentiebeheer groot is. In deze blog zoom ik in op de valkuilen bij het oprichten van een Shared Service Center (SSC). Hierbij sneeuwt licentiebeheer vaak onder omdat de werkvoorraad groot is en de prioriteit vaak bij het in de lucht houden van het systeem of systemen ligt. Om je te helpen beschrijf ik hier drie valkuilen waardoor je in staat bent deze te vermijden of om erover heen te springen.
Valkuil 1. Inventariseer niet het noodzakelijke werk
Er komt heel veel kijken bij het oprichten van een SSC. Gesprekken op alle niveaus. Herinrichting van de organisatie. Veel personele aangelegenheden. Behoefte aan duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. De algemene planning. Politiek-bestuurlijke en vooral veel, heel veel praktische zaken.
Het samengaan van organisaties heeft ook op softwaregebied grote gevolgen. Mijn tip is om goed te inventariseren wat er allemaal aanwezig is bij de diverse partners. Vraag jezelf af wat er nodig en wat overbodig is. Vaak is deze actie zwaar onderbelicht. Immers, het samengaan en de oprichting van het SSC moet tot een groot succes worden gebracht.
Bij de oprichting van het SSC komen de medewerkers vaak uit de verschillende partnerorganisaties. Deze medewerkers hebben veel te verwerken op verschillende gebieden. Het is immers een grote, organisatorische verandering. Door deze veranderingen heeft software vaak niet de juiste aandacht. Er wordt gekeken naar wat er allemaal nodig is, maar niet naar wat ze allemaal al hebben. Het is dan ook zaak dat er goed wordt gekeken naar de softwarecatalogus en -licenties. De licenties zijn een dure software asset welke de waarde van de hardware asset overstijgt.
Het goed inventariseren van de licenties is dan ook hard nodig, omdat het om veel geld gaat. Interne medewerkers hebben daar vaak op dit soort momenten niet helemaal de aandacht voor. Veel van de kosten worden op frictiekosten weggeboekt. Het is rendabel om wel de nodige aandacht aan de licentiesinventarisatie te besteden in het voortraject. Tijdens de daadwerkelijke oprichting is hier meestal geen aandacht (meer) voor. Wanneer je de voorbereiding goed op orde hebt, ook op het gebied van licenties, kan het je heel wat kosten en zorgen besparen.
Valkuil 2. Bezuinig op verkeerde dingen
Het oprichten van een SSC is een efficiëntieslag die voor alle partijen goed zou moeten uitvallen. Bezuinigingen kunnen niet alleen worden gerealiseerd door efficiëntie, maar ook door goed onderzoek te laten doen door de juiste deskundige personen of partijen op gebied van licenties. Het bezuinigen op degelijk licentieonderzoek is NOT DONE. In de praktijk lijkt het erg simpel. Alle partijen hebben individueel de licenties vaak wel op orde. Alleen, bij de oprichting van een SSC ontstaat een samenwerkingsvorm die bij sommige licenties niet of (on)mogelijk zijn. Het kan ook heel duur uitvallen. Voor systeem A hebben 500 gebruikers van gemeente A toegang. Bij het aangaan van een SSC hebben vervolgens ook de overige partijen mogelijk toegang tot systeem A. Alleen al die mogelijkheid zou voor grote kosten op licentiegebied kunnen zorgen. Een gedegen onderzoek vooraf geeft hier uitsluitsel over.
Valkuil 3. Investeer niet in medewerkers (kennis en ervaring)
Voor en na de oprichting van een SSC hebben medewerkers vaak een iets aangepaste rol/taak en verantwoordelijkheid. De organisatie is gegroeid. In plaats van 1 gemeente waaraan ondersteuning wordt gegeven, zijn het bij een SSC juist meerdere gemeenten. Een medewerker die voorheen bijvoorbeeld drie systemen tot zijn verantwoording kon rekenen, kan nu het beheer hebben over meerdere systemen over de verschillende gemeenten.
Ook wordt bij de oprichting van een SSC het moment aangegrepen om allerlei technische aanpassingen en nieuwe technieken door te voeren. Dit heeft uiteraard invloed op de licenties. Echter, zo vanzelfsprekend is dat niet. Een medewerker kan “alles” weten over het softwaregebruik voor de oprichting, na de oprichting kan het een groot zwart gat zijn. Dit komt mede door de invoering van nieuwe technieken. De techniek staat voor niets, zegt men vaak. Technisch is het allemaal wel werkend te krijgen. Maar of het dan ook daadwerkelijk op licentiegebied allemaal is toegestaan, moet worden uitgezocht.
Voor het uitzoeken van de hoe en wat is veel kennis en ervaring nodig. De basis is vrij makkelijk te leren met behulp van een Software Asset Management training. Hiermee creëer ook je bewustwording onder de medewerkers. Zo’n training zou dan ook eigenlijk moeten plaatsvinden vòòr de oprichting van een SSC, zodat alle betreffende medewerkers zich op de hoogte kunnen stellen van wat er allemaal bij komt kijken. Ook een medewerker van een SSC zal verbaasd zijn over hoeveel er te winnen is als je je kennis en ervaring up-to-date houdt.
GRATIS TRAINING
Op 17 november 2015 is er een GRATIS training Software Asset Management voor IT medewerkers. Een training DIE alleen tijd vergt en je helpt niet meer in de hiervoor beschreven valkuilen te stappen. Je bent van harte welkom! Meld je hier aan.
Graag wil ik je verder helpen en geef gerust commentaar op dit artikel. Wat zijn jouw ervaren valkuilen met het oprichten van een SSC?
door Tem Pauw | aug 27, 2015 | blog
Op 9 juni was ik bij de conferentie van het BCS Configuration Management. De conferentie vond plaats in het hartje van Londen – Covent garden bij de British Computer Society. BCS.org, is een organisatie welke zich inzet voor de beste IT deskundigen. Op deze conferentie komen IT professionals, die zich verbonden voelen met elkaar om het beste voor iedereen er uit te halen op IT gebied. Het is een geweldig gebouw met een historische façade en een trendy interieur. Uiteraard speelt de directe omgeving ook een belangrijke rol met het gezellige Covent Garden.
BCS organiseert meerdere malen per jaar conferenties en netwerkavonden waarop IT experts en geïnteresseerden samen kunnen komen. Op zo’n dag zie je dan ook een grote variëteit aan deelnemers. Het is op zich niet commercieel, maar er zijn wel sponsoren aanwezig.
De conferentie ging primair over configuratiemanagement. Configuratiemanagement is een container begrip, waar ook het onderwerp Software Asset Management (SAM) onder valt. Andere onderwerpen die onder configuratiemanagement vallen zijn onder meer Software en Mobile Devices. Het onderwerp Mobile Devices steeds meer aandacht vanwege de vraag hoe dit in te passen in configuratiemanagement. Waar voorheen Mobile Devices een vrij statisch plek hadden in de organisatie, is met de komst van flexwerken, tijd en plaats onafhankelijk telewerken en het toegenomen gebruik van Mobile Devices het een grotere uitdaging om dit technisch en administratief allemaal goed op orde te krijgen.
De drie inzichten – die ik op deed – waren de volgende:
1. Realiseer je dat de wereld van SAM complex is, ook als je laptops beheert.
Bij het goed beheren van softwarelicenties komt van alles bij kijken. Veel delen en hiërarchische lagen in een organisatie zijn ongemerkt bij betrokken bij softwarelicenties. Ik gebruik hierbij het voorbeeld van het beheren van een laptop om uit te leggen hoe complex de wereld van SAM is.
Zelfs dit beheer heeft heel wat omhanden. Van simpele aanvraag van een laptop tot het uiteindelijk weer inleveren van het asset. Hoe simpel het ook lijkt. Tussen de uitgifte en inname van het asset zit heel wat verborgen beheershandelingen en te beantwoorden vragen voor IT medewerkers. Je moet daarbij denken aan:
- Gaan we standaardiseren op laptops en gebruik?
- Hoeveel laptops kopen we aan?
- Welke software komt er op te draaien?
- In hoeverre maken de laptop gebruik van de telewerk omgeving,
- Welke software wordt er lokaal op geïnstalleerd?
- In hoeverre kan/mag de gebruiker zelf software installeren?
- Wat te doen bij verlies/diefstal?
- Hoe wordt de laptop weer ingenomen?
Dit zijn allemaal stappen, acties, administratie, autorisatie, beveiliging, noem maar op. Alleen al voor het beheren van software is het een grote uitdaging. Zo is het altijd de vraag of de gebruiker alleen via de telewerk omgeving kan werken of dat er ook lokale applicaties gebruikt moeten kunnen worden. Uiteraard moeten de softwarelicenties hierop aansluiten. Dit vraagt om uitzoekwerk voor jou als SAM Specialist. Ook bekijk je wat noodzakelijk, efficiënt en mogelijk is. Een gebruiker heeft bijvoorbeeld een bepaalde softwarebase toegewezen gekregen. Deze software is makkelijk te realiseren in de VDI omgeving. Tevens kan deze op de laptop worden geïnstalleerd. In zo’n situatie kan het zomaar zijn dat voor een gebruiker er 2x moet worden betaald voor een softwarepakket, omdat de licentie per installatie van software wordt afgerekend. Je zal dus goed moeten kijken wat is echt nodig en mogelijk. Mijn advies is om dit ook te vragen aan de gebruiker. En als deze gebruiker zich realiseert welke kosten er mee gemoeid zijn, dan zal deze zich vaak wel wat meer schikken naar het beleid.
Bij de vrije hand voor laptop gebruikers, waarbij ze zelf beheerder zijn over het device, kan het goed mis gaan. Vaak geheel onschuldig wordt er van alles op het bedrijfsmiddel (laptop) geïnstalleerd. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het device en de daarop geïnstalleerde software. Dus bij een audit kan dit in de papieren lopen. De gebruiker is vaak zelf verantwoordelijk voor het device, maar op bedrijfsniveau ligt het toch anders. Het is en zijn bedrijfsmiddelen die ter beschikking worden gesteld. Er dient ten alle tijden juist en correct mee om worden gegaan. De gebruiker zelf de vrije hand geven over het device kan grote gevolgen hebben. Mijn advies is om daar meer behoedzaam op te zijn.
2. Onderzoek of ontwikkelingen bij Oracle en VMWare gevolgen hebben voor jouw organisatie.
Op de conferentie werd gesproken over de nieuwste ontwikkelingen op gebied van licenties van Oracle en gebruik VMWare. Bij VMWare 6 en Oracle wordt aangegeven dat alle zogenaamde ‘esx nodes’ die worden beheerd met vCenter moeten worden gelicentieerd voor Oracle als er op enige VM Oracle draait. Dit kan dus grote financiële gevolgen hebben. Een mogelijke oplossing kan zijn om een eigen vCenter in te richten voor het beheren van esx nodes met Oracle. Een extra vCenter licentie is goed ten opzichte van de kosten om de gehele infrastructuur te licentieeren voor Oracle. Deze ontwikkeling heeft betrekking op VMWare 6. Bij eerdere versies van VMWare is de licentiestructuur anders.
Mijn advies is dus om te onderzoeken of ontwikkelingen op het gebied van Oracle en VMWare gevolgen heeft voor jouw organisatie!
3. Werk meer met SAM Engagament of Friendly Software audit.
SAM Engagement, Friendly Software audit of BSA zijn termen voor licentie audits. Engagement en Friendly zijn wel erg verleidelijke termen. Ze klinken vrijblijvend, maar zijn vaak een voorbode over wat er komen gaat. Medewerking(samenwerking) geven is dan ook vaak de beste optie. Het geeft beide partijen inzicht in wat er op gebied van licenties voor de organisatie gaande is.
In zo’n traject is er vaak nog ruimte om te onderhandelen en aan te passen. Bij een echte audit – al dan niet door de BSA – gaat het er harder aan toe. De discrepanties bij een audit kunnen erg kostbaar zijn. Vaak wordt ook de rekening van de audit op de organisatie verhaald. De audit wordt meestal gedaan door grote accountants kantoren die behoorlijke tarieven vragen. Ontbrekende software moet worden aangekocht en er kan zelfs een rekening komen voor “achterstallig” gebruik. Onderhandelen in een audit traject is er vaak niet bij.
Mijn advies is dus: neem licentiebeheer serieus. De impact is groot. Ik schreef hierover al in mijn vorige blog (klik hier).
Ik ben benieuwd wat jij van deze drie inzichten vindt. Hoe bereidt jouw organisatie zich voor op het gebied van SAM en wat zijn de grote uitdagingen hier in? Schrijf jouw reactie in het commentaarveld hieronder!
Heb je nog vragen? Stel ze mij dan
Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit blog, neem dan contact met mij op (klik hier).
Of neem deel aan mijn GRATIS training
Je kunt deze vragen ook stellen tijdens een GRATIS training Software Asset Management voor IT medewerkers.
Op 17 november 2015 organiseer ik van 13.00 tot 17.00 uur deze training in Amsterdam. Save the date!
Met vriendelijke groet,
Tem Pauw
door Tem Pauw | jun 30, 2015 | blog
Weet jij waarom je bij het oprichten van een Shared Service Center goed moet letten op de impact van softwarelicenties?
In deze blog leg ik als softwarelicentie en SAM specialist uit waarom je goed moet opletten op de softwarelicenties. Ik werk al jarenlang als expert op dit gebied. Ik merk dat veel medewerkers van I&A afdelingen softwarelicenties ingewikkeld vinden en het beheer ervan ondersneeuwt in de veelheid van operationele werkzaamheden van elke dag. In deze blog geef ik je twee belangrijke redenen waardoor je het belang van goed en gestructureerd beheer van de softwarelicenties gaat inzien! En dat dit extra van belang is bij het oprichten van een Shared Service Center.
De eerste reden is dat wijzigingen in softwarelicentiecontracten grote financiële impact hebben. De tweede reden is dat wijzigingen in softwarelicentiecontracten substantieel en structureel geld kunnen opleveren.
Wijzigingen in softwarelicentiecontracten hebben grote financiële impact – reden 1
Een Shared Service Center (SSC) heeft natuurlijk vele voordelen. Er is echter wel een aantal zaken waar goed naar moet worden gekeken bij de oprichting hiervan. Een van die zaken betreft de softwarelicenties. Softwarelicenties zijn over het algemeen complex en verschillen vaak per fusiepartner. De softwarelicentie contracten, die door de verschillende partners zijn aangegaan, kunnen een grote financiële impact hebben. Als bijvoorbeeld de afspraak met een zogenaamde Vendor (leverancier) is gemaakt dat er voor elke gebruiker moet worden betaald, heeft het bij het samengaan een grote impact. Er moeten dan extra licenties worden aangekocht.
Wijzigingen in softwarelicenties levert substantieel en structureel geld op – reden 2
Een SSC is een centraal service punt. De kosten worden verdeeld over de verschillende deelnemende partners. Bij softwarelicenties moet dus goed worden gekeken wat de voordelen en kosten zijn van het samengaan. Zo kan het zijn dat de ene partner te veel licenties heeft of een ander softwarelicentie model (softwarelicentie per systeem of softwarelicentie per gebruiker). De ene partner heeft dan bij het samenvoegen van de systemen niet meer de lasten van licentie kosten per gebruiker. Dit is op zich een voordeel. De vraag is dan wel of en hoe dit voordeel wordt gecompenseerd of verrekend. Het tegenovergestelde is ook mogelijk. Door twee systemen met verschillende licentie modellen te behouden, kan het zijn dat er juist extra gebruikers licenties moeten worden aangekocht. Sommige softwarelicenties of softwarelicentie modellen zijn erg duur. Bij het samen gaan, moet er derhalve heel precies worden gekeken naar de winst mogelijkheden die er wel degelijk zijn te behalen. Het is mijn ervaring dat door samenvoeging van organisaties meer dan €100.000 op jaarbasis kan worden bespaard. Hierdoor kan de begroting van een SSC mogelijk sluitend worden gemaakt.
Ik heb je nu twee belangrijke redenen gegeven waarom je goed moet letten op de softwarelicenties bij het oprichten van een SSC. Natuurlijk zijn de softwarelicentievoorwaarden complex en rigide. Het samengaan en oprichten van een SSC staat totaal los van de softwarelicentievoorwaarden. Zie mijn laatste opmerking maar als belangrijke waarschuwing. Het is in ieder geval geen reden om niet tot het oprichten van een SSC over te gaan.
Nu vraag ik mij af: Heb je wel eens goed gekeken naar de softwarelicentie voordelen bij de oprichting van een SSC? Weet jij welke winst er te behalen is?
Schrijf je antwoord hieronder op in het commentaarveld.
Zo krijgen we samen zorgeloos duidelijkheid over softwarelicenties! Mocht je meer willen weten over softwarelicenties en het beheer ervan, download dan meteen mijn Handleiding.
Met vriendelijke groet,
Tem Pauw
P.S.: Deel dit blogartikel met je collega’s en wijs hen op mijn gratis e-book! Zo profiteren er meer collega’s en organisaties uit jouw netwerk. Sharing is caring!
