06 – 2679 0777 [email protected]
Selecteer een pagina

Is ons budget toereikend?

Bij het samenvoegen van licenties ontstaan vaak grote volumes aan software eenheden en daarmee samenhangend meer kortingen bij aankoop nieuwe licenties. Kortingen zijn vaak bedongen door de individuele organisatie. Onderzoek wat mogelijk is om van elkaars kortingen gebruik te kunnen maken. Kijk goed wat nodig is om in aanmerking te komen voor deze kortingen. Heeft de ene organisatie bv licenties over en kunnen deze ingezet worden bij de andere partij. Kunnen licenties gedeeld worden als we samen zijn. Kijk bij een samenvoeging van verschillen organisaties en bijbehorende licenties ook wat de mogelijkheden zijn van versies. Soms is het mogelijk door te ‘downgraden’ toch overal dezelfde software te gebruiken. Allemaal zaken, die invloed hebben op een eventueel beschikbaar budget. Let ook op database software. Bij het samenvoegen van organisaties zou je databases ook kunnen samenvoegen.

 

 

Waar lopen we in de toekomst tegenaan?

Investeer in het bijhouden van een goede en accurate administratie van de aanwezige licenties. Dit is nodig om goed in te kunnen schatten hoe het er voor staat en vooruit te kijken wat er komen gaat. Licenties kunnen eenmalig worden aangeschaft. Echter, gaande weg is er behoefte aan een nieuwere versie. Met een goede administratie kan u aantonen welke u in het verleden heeft gekocht en waar u naar toe kan upgraden. Support contracten geven vaak inzicht in wanneer deze verlengd moeten te worden. Het kan best zijn dat u op het huidige moment geen behoefte heeft aan een nieuwe versie, maar de tijd gaat snel en zaken veranderen. Een onderhoudscontract kan ook wezenlijk onderdeel zijn van een bepaalde functionalist van een licentietoepassing. Denk hierbij aan telewerk omgevingen of het flexibel kunnen toewijzen van licenties. Heeft u dit nu nog niet nodig, dan kan het voor de nabije toekomst wel van belang zijn. Heeft u zo’n contract in het verleden niet afgesloten, dan kan dat een grote beperking zijn.

 

 

We gaan fuseren, wat komt er aan licenties bij kijken?

Bij het samenvoegen van organisaties komt op licentie gebied ook heel wat kijken. Licenties kunnen niet zomaar tussen 2 organisaties worden gedeeld. Ook al zijn deze samengevoegd. Het zijn vaak aparte contracten, die voor één organisatie zijn afgesloten. De licenties moet vaak op een andere naam worden gezet om rechtsgeldig te zijn. Om de licenties over te laten zetten, moeten heel wat lastige administratieve handelingen worden uitgevoerd door uw medewerkers. Dit is een tijdrovende klus als je dit nog niet vaker hebt gedaan. De licentiegever wil graag zeker weten dat het overzetten gejustificeerd en geautoriseerd is. De rechtmatige eigenaar dient te worden aangetoond.

Door een fusie worden er ook meer mogelijkheden gecreëerd. Bij het samenvoegen van licentiecontracten ontstaat er vaak meer volume. Meer volume betekent meestal ook een groter kortingspercentage bij aankopen van nieuwe licenties of verlengen van support contracten.

 

 

We gaan migreren. Wat komt er aan licenties bij kijken?

Bij een migratie van een systeem komt er op technisch gebied vaak heel wat kijken. Het is een uitdaging om het allemaal werkend te krijgen en iedereen tevreden te houden. Er zijn niet alleen technische uitdagingen bij een migratie. Ook op het gebied van licenties is een aantal onontkoombare zaken waar u goed rekening mee moet houden. Veel technische migraties vinden plaats van fysiek naar virtueel naar cloud. Al deze technieken hebben verschillende licentievoorwaarden en beperkingen. Waar bij één fysieke server, de licentie geldig is voor één server, kan bij virtueel zomaar een licentie nodig zijn voor alle servers waarop de virtuele server mogelijk kan draaien. In een cloud oplossing ben je meestal niet zelf meer in control (en kan je niet uitzoeken hoeveel servers het betreft) en zou je theoretisch alle servers welke welke in de cloud in gebruik zijn moeten licentiëren.

Ook voor zogenoemde webdiensten zijn vele licentieregels. Zo kan het zijn dat het draaien van webdiensten op eigen infrastructuur bij de licentie zit inbegrepen. Als je echter voor een “hosted” oplossing gaat, dan zijn er andere licenties van toepassing.

Het is dus noodzaak om, voordat de migratie wordt ingezet, goed uit te zoeken welke licenties er allemaal van toepassing zijn en wat zijn de voorwaarden voor gebruik. Het kan zijn dat een voorgestelde migratie naar een virtuele/cloud oplossing op licentie gebied financieel niet haalbaar is.

 

 

We hebben een brief gekregen van de BSA, moeten we hier wat mee?

Vaak is de brief van de BSA een vooraankondiging op een mogelijk onderzoek naar software licentie gebruik binnen uw organisatie. De BSA is een officiële organisatie die dit soort onderzoeken mag uitvoeren. De BSA kan met een gerechtelijk bevel een fysieke controle uitvoeren en zo nodig mogelijke bewijslast in beslag nemen. Uiteraard adviseer ik u het niet zo ver te laten komen. Geef antwoord op de vragen die worden gesteld in de brief en op de website. Ook als u al uw software licenties op orde heeft, dan nog bent u verplicht tekst en uitleg te geven op de verzoeken van de BSA. Mocht u er niet uitkomen, neemt u dan contact met mij op.