Selecteer een pagina

3 Valkuilen om niet in te vallen bij het oprichten van een SSC

In mijn vorige blog ‘3 Inzichten over configuratiemanagement‘ adviseerde ik je dat je licentiebeheer serieus moet nemen, omdat de impact van het niet op orde hebben van je licentiebeheer groot is. In deze blog zoom ik in op de valkuilen bij het oprichten van een Shared Service Center (SSC). Hierbij sneeuwt licentiebeheer vaak onder omdat de werkvoorraad groot is en de prioriteit vaak bij het in de lucht houden van het systeem of systemen ligt. Om je te helpen beschrijf ik hier drie valkuilen waardoor je in staat bent deze te vermijden of om erover heen te springen.

 

Valkuil 1. Inventariseer niet het noodzakelijke werk

Er komt heel veel kijken bij het oprichten van een SSC. Gesprekken op alle niveaus. Herinrichting van de organisatie. Veel  personele aangelegenheden. Behoefte aan duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. De algemene planning. Politiek-bestuurlijke en vooral veel, heel veel praktische zaken.

Het samengaan van organisaties heeft ook op softwaregebied grote gevolgen. Mijn tip is om goed te inventariseren wat er allemaal aanwezig is bij de diverse partners. Vraag jezelf af wat er nodig en wat overbodig is. Vaak is deze actie zwaar onderbelicht. Immers, het samengaan en de oprichting van het SSC moet tot een groot succes worden gebracht.

Bij de oprichting van het SSC komen de medewerkers vaak uit de verschillende partnerorganisaties. Deze medewerkers hebben veel te verwerken op verschillende gebieden. Het is immers een grote, organisatorische verandering. Door deze veranderingen heeft software vaak niet de juiste aandacht. Er wordt gekeken naar wat er allemaal nodig is, maar niet naar wat ze allemaal al hebben. Het is dan ook zaak dat er goed wordt gekeken naar de softwarecatalogus en -licenties.  De licenties zijn een dure software asset welke de waarde van de hardware asset overstijgt.

Het goed inventariseren van de licenties is dan ook hard nodig, omdat het om veel geld gaat. Interne medewerkers hebben daar vaak op dit soort momenten niet helemaal de aandacht voor. Veel van de kosten worden op frictiekosten weggeboekt. Het is rendabel om wel de nodige aandacht aan de licentiesinventarisatie te besteden in het voortraject. Tijdens de daadwerkelijke oprichting is hier meestal geen aandacht (meer) voor. Wanneer je de voorbereiding goed op orde hebt, ook op het gebied van licenties, kan het je heel wat kosten en zorgen besparen.

 

Valkuil 2. Bezuinig op verkeerde dingen

Het oprichten van een SSC is een efficiëntieslag die voor alle partijen goed zou moeten uitvallen. Bezuinigingen kunnen niet alleen worden gerealiseerd door efficiëntie, maar ook door goed onderzoek te laten doen door de juiste deskundige personen of partijen op gebied van licenties. Het bezuinigen op degelijk licentieonderzoek is NOT DONE. In de praktijk lijkt het erg simpel. Alle partijen hebben individueel de licenties vaak wel op orde. Alleen, bij de oprichting van een SSC ontstaat een samenwerkingsvorm die bij sommige licenties niet of (on)mogelijk zijn. Het kan ook heel duur uitvallen. Voor systeem A hebben 500 gebruikers van gemeente A toegang. Bij het aangaan van een SSC hebben vervolgens ook de overige partijen mogelijk toegang tot systeem A. Alleen al die mogelijkheid zou voor grote kosten op licentiegebied kunnen zorgen. Een gedegen onderzoek vooraf geeft hier uitsluitsel over.

 

 Valkuil 3. Investeer niet in medewerkers (kennis en ervaring)

Voor en na de oprichting van een SSC hebben medewerkers vaak een iets aangepaste rol/taak en verantwoordelijkheid.  De organisatie is gegroeid. In plaats van 1 gemeente waaraan ondersteuning wordt gegeven, zijn het bij een SSC juist meerdere gemeenten. Een medewerker die voorheen bijvoorbeeld drie systemen tot zijn verantwoording kon rekenen, kan nu het beheer hebben over meerdere systemen over de verschillende gemeenten.

Ook wordt bij de oprichting van een SSC het moment aangegrepen om allerlei technische aanpassingen en nieuwe technieken door te voeren. Dit heeft uiteraard invloed op de licenties. Echter, zo vanzelfsprekend is dat niet. Een medewerker kan “alles” weten over het softwaregebruik voor de oprichting, na de oprichting kan het een groot zwart gat zijn. Dit komt mede door de invoering van nieuwe technieken. De techniek staat voor niets, zegt men vaak. Technisch is het allemaal wel werkend te krijgen. Maar of het dan ook daadwerkelijk op licentiegebied allemaal  is toegestaan, moet worden uitgezocht.

Voor het uitzoeken van de hoe en wat is veel kennis en ervaring nodig. De basis is vrij makkelijk te leren met behulp van een Software Asset Management training. Hiermee creëer ook je bewustwording onder de medewerkers. Zo’n training zou dan ook eigenlijk moeten plaatsvinden vòòr de oprichting van een SSC, zodat alle betreffende medewerkers zich op de hoogte kunnen stellen van wat er allemaal bij komt kijken. Ook een medewerker van een SSC zal verbaasd zijn over hoeveel er te winnen is als je je kennis en ervaring up-to-date houdt.

 

GRATIS TRAINING

Op 17 november 2015 is er een GRATIS training Software Asset Management voor IT medewerkers. Een training DIE alleen tijd vergt en je helpt niet meer in de hiervoor beschreven valkuilen te stappen. Je bent van harte welkom! Meld je hier aan.

Graag wil ik je verder helpen en geef gerust commentaar op dit artikel. Wat zijn jouw ervaren valkuilen met het oprichten van een SSC?