06 – 2679 0777 [email protected]pauw.nl
Selecteer een pagina

3 Inzichten over configuratiemanagement

Op 9 juni was ik bij de conferentie van het BCS Configuration Management. De conferentie vond plaats in het hartje van Londen – Covent garden bij  de British Computer Society. BCS.org, is een organisatie welke zich inzet voor de beste IT deskundigen. Op deze conferentie komen IT professionals, die zich verbonden voelen met elkaar om het beste voor iedereen er uit te halen op IT gebied. Het is een geweldig gebouw met een historische façade en een trendy interieur. Uiteraard speelt de directe omgeving ook een belangrijke rol met het gezellige Covent Garden.

BCS organiseert meerdere malen per jaar conferenties en netwerkavonden waarop IT experts en geïnteresseerden samen kunnen komen. Op zo’n dag zie je dan ook een grote variëteit aan deelnemers. Het is op zich niet commercieel, maar er zijn wel sponsoren aanwezig.

De conferentie ging primair over configuratiemanagement. Configuratiemanagement is een container begrip, waar ook het onderwerp Software Asset Management (SAM) onder valt.  Andere onderwerpen die onder configuratiemanagement vallen zijn onder meer Software en Mobile Devices. Het onderwerp Mobile Devices steeds meer aandacht vanwege de vraag hoe dit in te passen in configuratiemanagement. Waar voorheen Mobile Devices een vrij statisch plek hadden in de organisatie, is met de komst van flexwerken, tijd en plaats onafhankelijk telewerken en het toegenomen gebruik van Mobile Devices het een grotere uitdaging om dit technisch en administratief allemaal goed op orde te krijgen.

De drie inzichten – die ik op deed – waren de volgende:

 

1. Realiseer je dat de wereld van SAM complex is, ook als je laptops beheert.

Bij het goed beheren van softwarelicenties komt van alles bij kijken. Veel delen en hiërarchische lagen in een organisatie zijn ongemerkt bij betrokken bij softwarelicenties. Ik gebruik hierbij het voorbeeld van het beheren van een laptop om uit te leggen hoe complex de wereld van SAM is.

Zelfs dit beheer heeft heel wat omhanden. Van simpele aanvraag van een laptop tot het uiteindelijk weer inleveren van het asset. Hoe simpel het ook lijkt. Tussen de uitgifte en inname van het asset zit heel wat verborgen beheershandelingen en te beantwoorden vragen voor IT medewerkers. Je moet daarbij denken aan:

  • Gaan we standaardiseren op laptops en gebruik?
  • Hoeveel laptops kopen we aan?
  • Welke software komt er op te draaien?
  • In hoeverre maken de laptop gebruik van de telewerk omgeving,
  • Welke software wordt er lokaal op geïnstalleerd?
  • In hoeverre kan/mag de gebruiker zelf software installeren?
  • Wat te doen bij verlies/diefstal?
  • Hoe wordt de laptop weer ingenomen?

Dit zijn allemaal stappen, acties, administratie, autorisatie, beveiliging, noem maar op. Alleen al voor het beheren van software is het een grote uitdaging. Zo is het altijd de vraag of de gebruiker alleen via de telewerk omgeving kan werken of dat er ook lokale applicaties gebruikt moeten kunnen worden. Uiteraard moeten de softwarelicenties hierop aansluiten. Dit vraagt om uitzoekwerk voor jou als SAM Specialist. Ook bekijk je wat noodzakelijk, efficiënt en mogelijk is. Een gebruiker heeft bijvoorbeeld een bepaalde softwarebase toegewezen gekregen. Deze software is makkelijk te realiseren in de VDI omgeving. Tevens kan deze op de laptop worden geïnstalleerd. In zo’n situatie kan het zomaar zijn dat voor een gebruiker er 2x moet worden betaald voor een softwarepakket, omdat de licentie per installatie van software wordt afgerekend. Je zal dus goed moeten kijken wat is echt nodig en mogelijk. Mijn advies is om dit ook te vragen aan de gebruiker. En als deze gebruiker zich realiseert welke kosten er mee gemoeid zijn, dan zal deze zich vaak wel wat meer schikken naar het beleid.

Bij de vrije hand voor laptop gebruikers, waarbij ze zelf beheerder zijn over het device, kan het goed mis gaan. Vaak geheel onschuldig wordt er van alles op het bedrijfsmiddel (laptop) geïnstalleerd. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het device en de daarop geïnstalleerde software. Dus bij een audit kan dit in de papieren lopen. De gebruiker is vaak zelf verantwoordelijk voor het device, maar op bedrijfsniveau ligt het toch anders. Het is en zijn bedrijfsmiddelen die ter beschikking worden gesteld. Er dient ten alle tijden juist en correct mee om worden gegaan. De gebruiker zelf de vrije hand geven over het device kan grote gevolgen hebben. Mijn advies is om daar meer behoedzaam op te zijn.

 

2. Onderzoek of ontwikkelingen bij Oracle en VMWare gevolgen hebben voor jouw organisatie.

Op de conferentie werd gesproken over de nieuwste ontwikkelingen op gebied van licenties van Oracle en gebruik VMWare. Bij VMWare 6 en Oracle wordt aangegeven dat alle zogenaamde ‘esx nodes’ die worden beheerd met vCenter moeten worden gelicentieerd voor Oracle als er op enige VM Oracle draait. Dit kan dus grote financiële gevolgen hebben. Een mogelijke oplossing kan zijn om een eigen vCenter in te richten voor het beheren van esx nodes met Oracle. Een extra vCenter licentie is goed ten opzichte van de kosten om de gehele infrastructuur te licentieeren voor Oracle. Deze ontwikkeling heeft betrekking op VMWare 6. Bij eerdere versies van VMWare is de licentiestructuur anders.

Mijn advies is dus om te onderzoeken of ontwikkelingen op het gebied van Oracle en VMWare gevolgen heeft voor jouw organisatie!

 

3. Werk meer met SAM Engagament of Friendly Software audit.

SAM Engagement, Friendly Software audit of BSA zijn termen voor licentie audits. Engagement en Friendly zijn wel erg verleidelijke termen. Ze klinken vrijblijvend, maar zijn vaak een voorbode over wat er komen gaat. Medewerking(samenwerking) geven is dan ook vaak de beste optie. Het geeft beide partijen inzicht in wat er op gebied van licenties voor de organisatie gaande is.

In zo’n traject is er vaak nog ruimte om te onderhandelen en aan te passen. Bij een echte audit – al dan niet door de BSA –  gaat het er harder aan toe. De discrepanties bij een audit kunnen erg kostbaar zijn. Vaak wordt ook de rekening van de audit op de organisatie verhaald. De audit wordt meestal gedaan door grote accountants kantoren die behoorlijke tarieven vragen. Ontbrekende software moet worden aangekocht en er kan zelfs een rekening komen voor “achterstallig” gebruik. Onderhandelen in een audit traject is er vaak niet bij.

Mijn advies is dus: neem licentiebeheer serieus. De impact is groot. Ik schreef hierover al in mijn vorige blog (klik hier).

 

Ik ben benieuwd wat jij van deze drie inzichten vindt. Hoe bereidt jouw organisatie zich voor op het gebied van SAM en wat zijn de grote uitdagingen hier in? Schrijf jouw reactie in het commentaarveld hieronder!

 

Heb je nog vragen? Stel ze mij dan

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit blog, neem dan contact met mij op (klik hier).

 

Of neem deel aan mijn GRATIS training

Je kunt deze vragen ook stellen tijdens een GRATIS training Software Asset Management voor IT medewerkers.
Op 17 november 2015 organiseer ik van 13.00 tot 17.00 uur deze training in Amsterdam. Save the date!

 

Met vriendelijke groet,

Tem Pauw