Gebruik het zoekvenster of klik op een vraag om het antwoord te openen.
FAQ (10)
We hebben een brief gekregen van de BSA, moeten we hier wat mee?
Vaak is de brief van de BSA een vooraankondiging op een mogelijk onderzoek naar software licentie gebruik binnen uw organisatie. De BSA is een officiële organisatie die dit soort onderzoeken mag uitvoeren. De BSA kan met een gerechtelijk bevel een fysieke controle uitvoeren en zo nodig mogelijke bewijslast in beslag nemen. Uiteraard adviseer ik u het niet zo ver te laten komen. Geef antwoord op de vragen die worden gesteld in de brief en op de website. Ook als u al uw software licenties op orde heeft, dan nog bent u verplicht tekst en uitleg te geven op de verzoeken van de BSA. Mocht u er niet uitkomen, neemt u dan contact met mij op.
We gaan migreren. Wat komt er aan licenties bij kijken?
Bij een migratie van een systeem komt er op technisch gebied vaak heel wat kijken. Het is een uitdaging om het allemaal werkend te krijgen en iedereen tevreden te houden. Er zijn niet alleen technische uitdagingen bij een migratie. Ook op het gebied van licenties is een aantal onontkoombare zaken waar u goed rekening mee moet houden. Veel technische migraties vinden plaats van fysiek naar virtueel naar cloud. Al deze technieken hebben verschillende licentievoorwaarden en beperkingen. Waar bij één fysieke server, de licentie geldig is voor één server, kan bij virtueel zomaar een licentie nodig zijn voor alle servers waarop de virtuele server mogelijk kan draaien. In een cloud oplossing ben je meestal niet zelf meer in control (en kan je niet uitzoeken hoeveel servers het betreft) en zou je theoretisch alle servers welke welke in de cloud in gebruik zijn moeten licentiëren.
Ook voor zogenoemde webdiensten zijn vele licentieregels. Zo kan het zijn dat het draaien van webdiensten op eigen infrastructuur bij de licentie zit inbegrepen. Als je echter voor een “hosted” oplossing gaat, dan zijn er andere licenties van toepassing.
Het is dus noodzaak om, voordat de migratie wordt ingezet, goed uit te zoeken welke licenties er allemaal van toepassing zijn en wat zijn de voorwaarden voor gebruik. Het kan zijn dat een voorgestelde migratie naar een virtuele/cloud oplossing op licentie gebied financieel niet haalbaar is.
We gaan fuseren, wat komt er aan licenties bij kijken?
Bij het samenvoegen van organisaties komt op licentie gebied ook heel wat kijken. Licenties kunnen niet zomaar tussen 2 organisaties worden gedeeld. Ook al zijn deze samengevoegd. Het zijn vaak aparte contracten, die voor één organisatie zijn afgesloten. De licenties moet vaak op een andere naam worden gezet om rechtsgeldig te zijn. Om de licenties over te laten zetten, moeten heel wat lastige administratieve handelingen worden uitgevoerd door uw medewerkers. Dit is een tijdrovende klus als je dit nog niet vaker hebt gedaan. De licentiegever wil graag zeker weten dat het overzetten gejustificeerd en geautoriseerd is. De rechtmatige eigenaar dient te worden aangetoond.
Door een fusie worden er ook meer mogelijkheden gecreëerd. Bij het samenvoegen van licentiecontracten ontstaat er vaak meer volume. Meer volume betekent meestal ook een groter kortingspercentage bij aankopen van nieuwe licenties of verlengen van support contracten.
Waar lopen we in de toekomst tegenaan?
Investeer in het bijhouden van een goede en accurate administratie van de aanwezige licenties. Dit is nodig om goed in te kunnen schatten hoe het er voor staat en vooruit te kijken wat er komen gaat. Licenties kunnen eenmalig worden aangeschaft. Echter, gaande weg is er behoefte aan een nieuwere versie. Met een goede administratie kan u aantonen welke u in het verleden heeft gekocht en waar u naar toe kan upgraden. Support contracten geven vaak inzicht in wanneer deze verlengd moeten te worden. Het kan best zijn dat u op het huidige moment geen behoefte heeft aan een nieuwe versie, maar de tijd gaat snel en zaken veranderen. Een onderhoudscontract kan ook wezenlijk onderdeel zijn van een bepaalde functionalist van een licentietoepassing. Denk hierbij aan telewerk omgevingen of het flexibel kunnen toewijzen van licenties. Heeft u dit nu nog niet nodig, dan kan het voor de nabije toekomst wel van belang zijn. Heeft u zo’n contract in het verleden niet afgesloten, dan kan dat een grote beperking zijn.
Kan ik een second opinion krijgen?
In de medische wereld is het mogelijk om een second opinion aan te vragen. Bij twijfel over de geboden oplossing is het mogelijk om voor licenties ook een second opinion aan te vragen. Immers vragen staat vrij. Bij een 2nd opinion kunnen je twijfels worden weggenomen.
Is ons budget toereikend?
Bij het samenvoegen van licenties ontstaan vaak grote volumes aan software eenheden en daarmee samenhangend meer kortingen bij aankoop nieuwe licenties. Kortingen zijn vaak bedongen door de individuele organisatie. Onderzoek wat mogelijk is om van elkaars kortingen gebruik te kunnen maken. Kijk goed wat nodig is om in aanmerking te komen voor deze kortingen. Heeft de ene organisatie bv licenties over en kunnen deze ingezet worden bij de andere partij. Kunnen licenties gedeeld worden als we samen zijn. Kijk bij een samenvoeging van verschillen organisaties en bijbehorende licenties ook wat de mogelijkheden zijn van versies. Soms is het mogelijk door te ‘downgraden’ toch overal dezelfde software te gebruiken. Allemaal zaken, die invloed hebben op een eventueel beschikbaar budget. Let ook op database software. Bij het samenvoegen van organisaties zou je databases ook kunnen samenvoegen.
Is wat we hebben bedacht overeenkomstig met de licenties, die we in huis hebben?
Technisch is alles vaak mogelijk en zijn er geen technische beperkingen. Voorheen werd software nogal eens gelocked door zogenoemde dongels of unieke keys. Hier is tegenwoordig geen sprake meer van. Diegene welke de technische oplossing bedenkt, kijkt vaak niet of het licentie-inhoudelijk allemaal wel mag. Hier is vaak wat extra expertise bij nodig. Sommige vendoren, zoals Microsoft bieden trajecten aan waarbij ze het technisch ontwerp kunnen valideren ten opzichte van de benodigde licenties. Let wel, zo’n vendor heeft natuurlijk wel voorkeur voor z’n eigen merk en techniek en deze is niet altijd geheel onafhankelijk. Een vendor heeft ook niet het inzicht van alle licenties welke reeds aanwezig zijn. Een licentie expert met een technische achtergrond zou uitsluitsel kunnen geven over de technische oplossing.
Hoe kunnen we efficiënter de licenties gebruiken?
Door het delen van licenties tussen verschillende samengevoegde organisaties wordt efficiënt gebruik gemaakt van de aanwezige licenties. Het kan ook betekenen dat sommige licenties moeten worden omgezet van bijvoorbeeld per computer naar per gebruiker of zelfs per server. Er zal voor elk gebruikt software pakket moeten worden gekeken wat is de beste oplossing om de licentie effectief in te zetten. Er zijn soms ook beperkingen, omdat deze technisch niet effectief kunnen worden ingezet. Denk hierbij aan individuele handmatige installaties. Vooralsnog is het delen van licenties voordelig. Het “afkopen” van licenties, zodat deze door iedereen kunnen worden gebruikt, scheelt heel wat administratie en technische uitdagingen.
Kunnen we compliance voor de toekomst zeker stellen?
Het continue bijhouden van de licentie administratie is essentieel om compliant te zijn. Er zal een zgn SAM proces moeten worden opgesteld waarbij niet alleen de administratie moet worden geborgd, maar ook het hoe en wat voor de licenties moet worden vastgelegd. Een SAM proces gaat niet over één nacht ijs en is een gecompliceerd traject waarbij verschillende belanghebbenden dienen te worden betrokken. Denk hierbij aan afdeling ICT, maar ook financiën voor inkoop en contract management. Dit zijn allemaal verschillende stakeholders die moeten worden betrokken bij compliance.
Tools voor het aantonen van compliance zijn ook onontbeerlijk. Het selecteren van de juiste tool zal het bijhouden van de licenties vergemakkelijken. Voor het aantonen van compliance zal een professionele tool zeker prefereren boven het bijhouden van Excel sheets.
Klopt het licentieaanbod wat ik heb gekregen?
Het verifiëren van het aanbod is vergelijkbaar met een second opinion. Er zal worden gekeken naar wat is er aangeboden en komt het overeen met wat nodig is. Een aanbod heeft vaak commerciële inzet. Bij het verifiëren van het aanbod kan worden gekeken waar eventueel nog verdere winst en efficiëntie kan worden behaald. Moeten bijvoorbeeld alle licenties in één keer worden aangeschaft of kan het in trances? Bovendien kan er worden gekeken of de juiste licentie is aangeboden zoals per gebruiker of per device. Het aanbod wordt meestal voorgesteld naar aanleiding van vraag en aanbod. Het kan een simpele vraag zijn, zoals “Doe mij een offerte voor x aantal pakketten software”, de leverancier zal het gevraagde offreren. Echter wat als de software virtueel wordt ingezet, offreert de leverancier dan nog wel het juiste. Het is van belang de vraagstelling juist te formuleren en de nodige details aan te leveren bij de leverancier. Immers, de leverancier kan niet in de keuken kijken bij de organisatie.
Het aanleveren van de juiste details is zeker een uitdaging. Uiteindelijk bent u eindverantwoordelijk; u koopt en u bent verantwoordelijk voor de gebruikte software en licentie. U kunt dit niet laten afhangen van de leverancier.